上週我把三篇文章、兩份課程文件、幾條靈感碎片用檔案夾丟了一通，結果這週五晚跟朋友吃飯時才想起其中一篇講的是什麼。再找又要翻五組資料夾。這就是很多人在用 Notion 卻仍然感到「筆記越來越多，找到越來越難」的原因：我們把收集當成了完成。
目前常見的問題是：有些人把所有東西丟進同一頁，最後變成一堆字的堆疊；有些人設了很多資料庫，但每個資料庫又各自為政，Cross-reference 全無；還有些人每次到打開 Notion 都要重新想「這個內容應該放在哪裡」，耗掉不少啟動成本。
我自己的周例行流程改了三次，現在這套是比較穩定的一套：收集、摘要、分類、串聯、審視。每一步都只需要一組工具和固定模板，不需要每件事都重新發明。
第一步：固定一個「收集入口」
第一步不是選資料庫，而是先決定要怎麼收集。我的做法是：每天的閱讀和靈感，第一時間都丟進同一個地方，而不是隨手塞到不同應用程式。
我個人用兩個入口：
- 網頁版：在 Safari / Chrome 裡用稍後閱讀，或直接開 Notion Web Clipper。
- 手機版：每天晚上睡前分享幾條朋友推薦的文章、公司內部董事會簡報、課程截圖，時候就抓進「快速收集」資料庫。
重點是目的地固定。不要等著「我想整理的時候」才決定放哪裡，這種順序會讓資料庫越做越亂。收集時只要問一個問題：這是「待分類」還是「待摘要」？兩種都可以放進同一個收集資料庫，反正之後也會被整理。
本地的簡易版本也可以是桌面收集資料夾 + 每週一次歸檔。跟筆記軟體沒關係，關鍵是「收集入口只有一個」。
第二步：為每筆項目打標籤
收集進來之後，馬上標兩個東西：
- 來源類型：文章 / 課程 / 影片 / 截圖 / 靈感 / 會議筆記。
- 狀態：待摘要 / 已摘要 / 已分類 / 已串聯。
這裡很簡單，但很有效。狀態只有三個選項，最少四個，通常就足夠。避免一開始就想太多欄位，否則每次輸入都要在 12 個選項裡揣測。
標籤不要太細。剛開始就可以用八九個：
文章、課程、影片、靈感、議程、待摘要、已摘要、待分類、已串聯。
這樣的標籤至少有兩個好處。第一，它能提醒我什麼東西還沒被處理；第二，它幫助後面生成摘要時知道要處理哪一類內容。
第三步：用 Notion AI 做兩句話摘要
每個「待摘要」項目進入 Notion 之後，下一步是讓 AI 幫我寫兩段話：
- 這篇東西的核心主張是什麼？
- 它對我的研讀計劃有什麼用？
模板可以長這樣：
# 摘要
## 核心主張
<關於這篇文章/影片/課程的 2-3 句摘要>
## 對我的用途
<它能幫我解決什麼問題？用在哪裡？>
我會在 Notion 的 formula 或 Relation 欄位裡放一個「摘要狀態」，預設值是「待摘要」。每次有新項目進來，就把狀態設為「待摘要」。
對於中英文混合的材料，我會分開處理。英語文章先摘要中文版，重要引用再貼原文片段。這樣輸出比較一致，手邊閱覽也比較順。
第四步：分類到「研究庫」與「行動庫」
摘要做完之後，要把項目搬進兩個地方：
1. 研究庫
拿來做長期 مطالعه、想法發散的地方。標籤可以是：
- 技術趨勢
- 個人生產力
- 語言與學習
- 行業觀察
- 軟體工具
2. 行動庫
拿來落地：要做的專案、要重新整理的文章、要跟朋友討論的課、要設定的提醒件。
一個好習慣是：研究庫可以多，行動庫要少。行動庫每個月要有 3-5 件待辦。若行動庫是 20 件，基本上就會變成假性完成功。
第五步：用「週回顧」把週記串起來
每週五或週六，我會開一個固定頁面，叫「本週研讀回顧」。裡面放四欄：
- 本週完成收集
- 本週摘要完成
- 本週分類與新角度
- 明週待處理
這個回顧頁的比較重要，不只是記錄而已。它的作用是把零散的筆記變成週期。每週看一次，會發現自己的習慣：哪幾類的筆記多，哪幾個類別幾乎沒更新，哪些靈感連續兩週都沒進行動。
這叫做週期討論。週期很重要，因為它會讓你從「收集」轉向「思考」。
第六步：建立「主題連線」
快結束前，花 5-8 分鐘找出可以串聯的項目：
- 兩篇文章都在講同一個觀點 → 把兩個標籤連起來。
- 某個靈感和某個需求重複出現 → 放進行動庫。
- 某個課程之後很適合做成簡報 → 標記為「待整理」。
Notion 的 Relation 和 Rollups 可以幫我做這件事。比較快的方法是：標上同一個連線標籤，例如 #生產力、#工具、#學習 之類的。之後像找地鐵路線一樣，從這個標籤搜，一次看過幾篇重疊的文章。
公眾實戰例子
假設我這週讀到三件事：
- 一篇關於「AI 輔助寫作」的文章。
- 一個 Notion 模板教學。
- 一個朋友在講他的播客分鏡。
我會把它們丟進收集資料庫，標上 文章、課程、靈感，並標注「待摘要」。
AI 會把每項產生摘要。然後我把「AI 輔助寫作」和「播客分鏡」的項目放進行動庫，建立一個新的主題：「AI 輔助內容製作」。這樣下次我要寫文章、拍影片、或準備課程時，可以直接從這個主題找搜尋器。
另外，還有一個實用小技巧：每次做摘要，不要只寫「很好」。要寫「它值得我保留原因」和「它要不會衝突」。例如：
這篇的核心是「AI 寫作要先有輪廓」，和上週的 Notion 模板有重疊。值得保留的原因是：它提供了一個行業案例，可以直接改寫成本週的測試範例。
這種寫法會讓日後檢索時更明確。
兩個常見陷阱
1. 把收集當成管理
筆記越多，越容易從「整理」變成「展示」——做一堆漂亮資料庫，小時候收藏夾，最後還是找不到。必須定期刪除或建立倉庫。先做 30 天後，看哪些類別倉庫正在消耗，哪些倉庫物質。
2. 讓 AI 替我判斷
AI 很適合做摘要、分類、建議，但不能替你做「這個值不值得留下」的判斷。AI 也會犯錯。把 AI 做的摘要當初稿，自己也要過一遍。畢竟機器學習的分類永遠會有幾個概率偏差，需要人來校對。
能用的模板
以下是我實際在使用的 Notion 模板。一分鐘放進資料庫即可：
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name: 本週研讀項目
description: 收集、摘要、分類的項目腳本
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### 基本欄位
- 標題：select
- 來源：select
- 狀態：select（待摘要 / 已摘要 / 已分類 / 已串聯）
- 摘要：text
- 核心觀點：rich_text
- 待處理：relation
- 標籤：multi_select
- 更新日期：date
用這個模板的好處是，每次新增都只要填四個欄位，花 30 秒就完成。
最後，記住這一句
筆記不是完成創作，而是創作的原材料。工具只是把材料搬運的更快；真正的功夫在於每週五分鐘的審視，決定還要不要把它拿回來講、獻給學習、或用來解決一件事情。
現在的時間是晚上 9 點 41 香港時間。這周的收集檔就差這麼多落。30 天之後，站在這個流程再看一次，見仁見智。
